Kylläpä taas tuli mieleeni tapahtumatuottajan urani alkuajat ja silloiset kollegani Jukka ja Harri. Tuo parivaljakon tuotantopäällikön ammattitaito nousee silloin tällöin mieleeni edelleen. Jotenkin tuntuu, että osaan myös tänä päivänä arvostaa heidän ammattitaitoaan paljon enemmän kuin aikanaan. Työpöydälläni on 6000 vieraan henkilöstötapahtuma ja voit kuvitella, että siihen liittyy järisyttävän paljon asioita. Isoimmat kysymykset liittyvät väkimäärän liikuttamiseen erilaisissa toiminnoissa.
Pohdittavana on kuinka väki saadaan paikalle. Osa tulee omilla autoilla ja osa yhteiskuljetuksilla. Helpointa on laskea henkilöstötapahtumaan ilmoittautuneiden tiedoista kuinka monta linja-autoa tarvitaan mistäkin ilmoitetusta lähtöpisteestä. Sitten tuleekin se varsinainen jippo. Tapahtuma alkaa aikaan X, joten lasketaan maantien ja risteyksen vetävyyttä noin 70 linja-autolle ja 700 henkilöautolle. Todennäköisesti kaikki ajattelevat tulla paikalle oikeaan aikaan. Muutama henkilöauto on aina ajoissa ja jokunen tulee myöhässä. Suurin osa kuitenkin tähtää täsmällisempään aikaan. Logistiikan riemuvoittoa on tässä pohtia mihin aikaan linja-autot tähdään paikalle etteivät ne ole tukkimassa samaa risteystä henkilöautojen kanssa. Samalla mietitään tapahtuma-alueen kohtaa, jossa linja-autoa purkavat reilut 3000 vierasta ja jatkavat omaan parkkiin. Huomioitavana, etteivät omilla autoilla tulevat ja alueelle kävellen jatkavat lähes 3000 vierasta kulkeudu linja-autojonon kanssa törmäyskurssille. Ja huippuna, että miten vieraat saadaan sisääntuloporteista eteenpäin ja kaikki mahtuvat tapahtuman aloituskentälle eivätkä jää porttien läheisyyteen nauttimaan jo tapahtumatunnelmasta.
Seuraava pohtimisen paikka on tapahtuman ruokapisteet. Tapahtumassa on lukuisia ravintoloita ja kahviloita, joiden palveluita vieraat varmasti käyttävät. Lisäksi tapahtumaisännät tarjoavat kaikille vieraille tiettyä retkievästä. Ruokatuotteesta vastaavat tahot tuovat tuotteensa kylmäautoissa ja niistä täydennetään tavaraa jakopisteisiin koko tapahtuman ajan. Telttojen sijainnit, pöytien ja tuolien roudaukset, sähköjen vedot ja ja ja… ovat jo paketissa. Vielä viilataan kuinka paljon jätettä tulee 6000 vieraan grillimakkaroista, jugurttipurkeista, serveteistä, pikkulusikoista ja vesipulloista. Yksin vesipulloja on jaossa 12.000kpl ruoka-alueella.
Oma projekti on 6000 lahja/-tuotekassin pakkaaminen ja jakelu tapahtumavieraille. Sen organisoinnista ja toteutuksesta taidan kirjoittaa projektin päätteeksi ihan oman raportin. Tämän jutun kuvassa muuten PowerParkin Röllimetsä, johon pääsin kävelemään tuulisena ja kauniin aurinkoisena päivänä tämän tapahtuman tuotantosuunnittelun merkeissä.
Onneksi sain aikanaan viisi vuotta tehdä töitä tapahtumatoimistossa Jukan ja Harrin kanssa. Opin paljon ja tajuan miten paljon olisin voinut oppia enemmän.
Pohdin, että mitä yleensä tapahtumajärjestäjät kokevat haasteellisimmiksi osa-alueiksi logistisissa kohdissa. Mitä sinulla on mielessäsi?
You might also like
